• Nu alle gegevens compleet zijn, meldt de Toegang de jeugdige aan bij Crossroads. Vervolgens stuurt de Toegang een DAT-brief
• Crossroads neemt de aanmelding in behandeling. Crossroads stelt de aanmelding bij ‘de voordeur’ nooit ter discussie. Crossroads beoordeelt welke jeugdhulp zij zullen inzetten. Crossroads stelt een beschikking op en verstuurt deze naar de jeugdige/het gezin.
• Crossroads verstuurt een Verzoek om Toewijzing (JW 315 bericht) met verwijzer ‘gemeente’ naar de backoffice van de gemeente die volgens het woonplaatsbeginsel verantwoordelijk is;
• Vervolgens verstuurt de gastheergemeente Tilburg een Toewijzing jeugdhulp (JW 301 bericht) naar de Jeugdhulpaanbieder.

• Komt de verwijzing van JBB, Leger des Heils of William Schrikker Groep? Dan stuurt de GI een bepaling jeugdhulp met hierin de gegevens over de te leveren zorg én een brief met de gestelde resultaten naar Crossroads. De jeugdhulpaanbieder stuurt vervolgens  via het berichtenverkeer een JW315-bericht (Verzoek om Toewijzing). Bij akkoord stuurt de gemeente hier JW301-bericht (Toewijzing jeugdhulp) op terug. Op basis van dit bericht kan de Jeugdhulpaanbieder de zorg starten en declareren.
• Komt de verwijzing van een andere GI? Dan stuurt de GI een bepaling jeugdhulp met hierin de gegevens over de te leveren zorg én een brief met de gestelde resultaten naar de jeugdhulpaanbieder. De GI stuurt de bepaling ook naar de gemeente die volgens het woonplaatsbeginsel verantwoordelijk is.
  De gemeente stuurt op basis van de ontvangen bepaling een JW 301-bericht (Toewijzing jeugdhulp) naar de jeugdhulpaanbieder. Nu kan de jeugdhulpaanbieder de zorg starten en declareren.

• Bij een verwijzing via het medisch domein: Crossroads dient via het berichtenverkeer een Verzoek om Toewijzing jeugdhulp in (JW 315 bericht) bij de gemeente die volgens het woonplaatsbeginsel verantwoordelijk is.
• Crossroads maakt op basis van hun PVA een beschikking op en verstuurt deze naar de jeugdige/het gezin.
• Vervolgens verstuurt de gastheergemeente Tilburg via het berichtenverkeer een Toewijzing jeugdhulp (JW 301 bericht) naar de jeugdhulpaanbieder.

Crossroads bepaalt welke jeugdhulp wordt ingezet en combineren waar nodig producten. In het combinatieschema zie je welke producten naast elkaar mogen lopen.  De zoektool is gedetailleerder en uitgewerkt op productcodes.

• Download Combinatieschema jeugdhulp 2023 >
• Download Zoektool combinatieschema jeugdhulp 2023 >

Binnen het taakgericht werken bestaat het begrip ‘herindicatie’ niet meer. Crossroads is verantwoordelijk voor het behalen van de resultaten om de hulpvraag van de jeugdige/het gezin te beantwoorden. Crossroads werkt hiervoor binnen een traject.

In onderstaande tabel is de overgangsregeling voor Segment 1 opgenomen. In de eerste kolom moet je de genoemde datums lezen als  ‘begindatum van de voorziening’.

Is het jeugdhulptraject gestart en blijkt op enig moment dat er meer of andere zorg nodig is, omdat het resultaat, de omstandigheden of allebei zijn veranderd? Dan is  het de verantwoordelijkheid van Crossroads dit te signalen en hierop hun IPVA en inzet aan te passen. Zij wijst hiervoor geen nieuwe toewijzing toe.

Crossroads dient de aanvraag of het Verzoek om Toewijzing in bij de gemeente die volgens het woonplaatsbeginsel verantwoordelijk is.

Bekijk de gemeentecodes >
Bekijk het stappenplan van de VNG om te zien welke gemeente volgens het woonplaatsbeginsel verantwoordelijk is >

Vanaf de meldingsdatum tot en met het afgeven van de beschikking zit maximaal 8 weken. In het geval van een complexe casus betekent dit:

• De Toegang heeft een IPVA opgesteld en de jeugdige/het gezin aangemeld bij Crossroads.
• De Toegang heeft een DAT-brief verstuurd naar de jeugdige/het gezin.
• Crossroads heeft de casus in behandeling genomen en beoordeelt welke jeugdhulp ingezet gaat worden.
• Crossroads heeft een toewijzing naar de jeugdige/het gezin verstuurd.

Alle regiogemeenten gebruiken het landelijk Berichtenverkeer iJW voor het veilig uitwisselen van berichten met zorgaanbieders. Gecontracteerde zorgaanbieders zijn hiervoor aangesloten bij VECOZO of gebruiken de VNG Berichtenapp en gemeenten gebruiken het GGK. De basis van het berichtenverkeer zijn de AGB van een zorgaanbieder en de BSN van een jeugdige. Wil je meer weten over het berichtenverkeer? Bekijk dan iJw | iStandaarden.

Zorgaanbieders maken berichten aan voor de gemeente die volgens het woonplaatsbeginsel verantwoordelijk is voor de jeugdhulp. Een regiogemeente maakt na beoordeling van de aanvraag zelf een toewijzing aan. Vanwege de regionale samenwerking binnen de regio Hart van Brabant gaan alle berichten achter de schermen via de gemeente Tilburg van de zorgaanbieder naar de betreffende gemeente en vice versa. Daarnaast verwerkt Tilburg alle declaraties voor de gehele regio.

Dit heb je nodig voor een aansluiting op het berichtenverkeer als zorgaanbieder:

Een account bij VECOZO (Veilig Communiceren binnen de Zorg). Dit gebruik je om berichten te versturen en ontvangen. Aansluiten op VECOZO is eenvoudig. Raadpleeg hiervoor het 6-stappenplan van VECOZO. Let erop dat je gegevens op orde zijn (AGB-code en KvK-nummer) en overeenkomen met het contract dat je hebt afgesloten.
Aansluiting VECOZO-account op een softwarepakket dat voldoet aan alle eisen van iJW Berichtenverkeer Een softwarepakket genereert automatisch te versturen berichten in de juiste codetaal en verwerkt ontvangen berichten in gewone tekst. Het is aan jou of je kiest voor zo’n pakket of de berichten handmatig verstuurt, ontvangt en administreert met de VNG Berichtenapp.
De ZilliZ berichtenapp (voorheen VNG Berichtenapp). Deze app zet tekst uit een Exel-document om in het gecodeerde bericht dat je via je account bij VECOZO kunt versturen. Berichten die je retour ontvangt via VECOZO, kun je met behulp van de convertor decoderen. Je hebt je VECOZO-account nodig om de app te kunnen gebruiken. Meer over de app >
Dit zijn alle codes in het berichtenverkeer voor de regiogemeenten:

• JW301 – Toewijzing Jeugdhulp
• JW304 – Declaratie/factuur Jeugdhulp Retour (uitgefaseerd)
• JW306 – Start Jeugdhulp Retour
• JW308 – Stop Jeugdhulp Retour
• JW316 – Verzoek om toewijzing Jeugdhulp Retour
• JW318 – Verzoek om Wijziging retour (momenteel niet in gebruik door de regio Hart van Brabant)
• JW319 – Antwoordbericht op een JW315, bijvoorbeeld dat een JW315 in onderzoek staat.
• JW325 – Declaratie-antwoord Jeugdhulp

Dit zijn verschillende berichten voor jeugdhulpaanbieders:

• JW302 – Toewijzing Jeugdhulp Retour
• JW303 – Declaratie/factuur Jeugdhulp (uitgefaseerd)
• JW305 – Start jeugdhulp
• JW307 – Stop jeugdhulp
• JW315 – Verzoek om Toewijzing jeugdhulp (VOT)
• JW317 – Verzoek om wijziging (momenteel niet in gebruik door de regio Hart van Brabant)
• JW320 – Antwoordbericht retour
• JW323 – Declaratie Jeugdhulp

Crossroads is door alle gemeenten in de regio Hart van Brabant gemandateerd om beschikkingen te maken en te versturen. Elke regiogemeente bepaalt zelf of ze een beschikking maakt en wat daarin staat. Doorgaans gaat het om de volgende gegevens:

• Jeugdige (BSN)
• Beschikkingsnummer
• Resultaat
• Aanbieder (AGB)
• Productcategorie
• Productcode
• Activiteiten en frequentie
• Periode van beschikking
• Bezwarenclausule

Naar de zorgaanbieder gaat altijd een toewijzing jeugdhulp (JW301) via het digitale berichtenverkeer. Deze JW301 is de bevestiging voor de aanbieder, dat de zorg geleverd mag worden en gedeclareerd kan worden. In basis staan de volgende gegevens in een toewijzing richting de aanbieder:

• Gegevens van de jeugdige
• Toewijzingsnummer
• Productcategorie
• Product
• Omvang (volume, eenheid en frequentie)
• Periode van beschikking

Als je vragen hebt over een aanvraag, bijvoorbeeld als de aanvraag of het verzoek om toewijzing is afgewezen, kun je die vraag stellen aan de gemeente waar de aanvraag is ingediend of die de aanvraag heeft afgewezen/beschikt.

Er zijn enkele uitzonderingen waarin er geen gebruik of afwijkend gebruik gemaakt kan worden van het berichtenverkeer. De aanvrager (toegang, GI, zorgaanbieder) heeft in deze gevallen contact met de verantwoordelijke gemeente, omdat de toewijzing en declaratie handmatig moet plaatsvinden. Het gaat over de onderstaande uitzonderingen:

• Kinderen zonder BSN
• Ongeboren kinderen
  • Jeugdhulp wordt tijdelijk toegekend op BSN van moeder. Zo kan de jeugdhulp toch alvast verleend worden en kan deze na geboorte worden overgezet op het kind zelf.
• Kinderen met geheim BSN

In deze gevallen is de veiligheid van de jeugdige in het geding en moet de identiteit geheim blijven. Er zijn een beperkt aantal jeugdhulpaanbieders die contractueel de mogelijkheid hebben om betaalde jeugdhulp te verlenen aan een jeugdige zonder dat dit herleidbaar is naar een persoon.

Vanaf 1 januari 2019 wordt de zorg aan COA-jeugdigen gefinancierd door de gemeente. De jeugdartsen van de GGD zorgen voor verwijzingen. Krijg je een dergelijke verwijzing binnen? Start dan de medisch domein route op. Als je het Verzoek om Toewijzing indient (JW315) indient voor de jeugdige vermeld dan in het veld ‘naam verwijzer’ naast de GGD ook COA toe. Dan kan de backoffice van de gemeente zien dat het een COA-jeugdige betreft. Let op: je kunt voor het vervoer van de COA-jeugdige geen aanvraag doen. Het vervoer voor deze jeugdigen wordt namelijk niet gefinancierd door de gemeente. Het COA is hier zelf verantwoordelijk voor.

Gesloten plaatsingen (vrijwillig en gedwongen) vallen onder Jeugdzorgplus. De volgende codes en kenmerken gelden voor Jeugdzorgplus:

• Productcode: 43A12
• Eenheid: 14 (etmaal)
• Frequentie: 2 (per week)
• Start en einddatum: zoals wordt aangevraagd
• Verwijzer: Gecertificeerde Instelling |Raad van de Kinderbescherming | Gemeente. Het gaat erom welke instantie de rechterlijke machtiging heeft aangevraagd. Staat een van deze verwijzers op een JW315 bericht? Dan mag je deze zo verwerken. Belangrijk voor de backoffice medewerker: de rechtbank of de gemeenten kan een vrijwillig gesloten plaatsing aanvragen. Dit heet ook wel een verleningsbeslissingsroute, afkorting VB. Je ziet dat het gaat om een VB als code 43A12 wordt aangevraagd met als verwijzer de rechtbank of de gemeente . Check altijd of de VB in Centric en/of Dis staat (voor de oudere gevallen).
• Beschikking: voor Jeugdzorgplus wordt geen beschikking afgegeven.

Deze zorgaanbieders kunnen productcode 43A12 aanvragen via een JW315 (Verzoek om Toewijzing):

• Pactum (oost) | locatie Zetten  | 73730723 | 088-1991299
• Pactum (zuid) | locatie Deurne | 06291021 | 0493-312589
• Icarus | 22220535 | 043-4077150

Wil je een machtiging voor gesloten plaatsing aanvragen met instemming van de ouders? Dan moet er een verzoekschrift worden ingediend bij de rechtbank. Dit heet ook wel gesloten plaatsing in vrijwillig kader. Als het om gedwongen kader, een voogdijmaatregel of ondertoezichtstelling gaat, moet de gecertificeerde instelling (GI) dat verzoek te doen.

Gesloten plaatsing in een vrijwillig kader komt niet uit het niets. De ouders en hulpverleners constateren dat de hulp die de jongere krijgt niet het gewenste resultaat oplevert. De jongere onttrekt zich aan de hulp, is niet benaderbaar, vormt een gevaar voor zichzelf en/of zijn omgeving. De hulpverlener kan met de ouders beslissen dat gesloten plaatsing in een vrijwillig kader nog de enige oplossing is. Gesloten jeugdhulp is een zeer ingrijpende maatregel en kan alleen ingezet worden als uiterste redmiddel.

Vrijwillige opname in een gesloten inrichting kan op twee manieren worden aangevraagd: via de reguliere weg en via een spoedaanvraag. De spoedaanvraag kan binnen of buiten kantooruren worden gedaan. Als sprake is van een crisis kan Veilig Thuis binnen kantooruren besluiten spoedeisende zorg in te zetten. De gemeente Tilburg heeft de wethouder Jeugd gemandateerd voor de reguliere weg en spoedaanvragen binnen kantooruren. Spoedaanvragen buiten kantooruren worden geregeld door het CIT.  De regiogemeenten hebben voor aanvragen de gemeente Tilburg gemandateerd.

Lees alles over gesloten plaatsing in vrijwillig kader in de Werkinstructie machtiging gesloten jeugdhulp >

Dit zijn de bijlagen die je nodig hebt voor het doen van een aanvraag:

• Bijlage 1 – Format Verzoek machtiging gesloten jeugdhulp in vrijwillig kader
• Bijlage 2 – Voorbeeld Toestemmingsverklaring ouders of verzorgers

Momenteel worden gesprekken met Crossroads gevoerd over de nieuwe werkwijze rondom Jeugdzorg+. Tot het moment dat er nieuwe afspraken zijn gemaakt, handhaven we bovengenoemde werkwijze.

Het uitgangspunt is dat de GI met Crossroads resultaten afspreekt die te behalen zijn binnen de periode OTS en dat Crossroads de best passende intensiteit voor de benodigde jeugdhulp adviseert. Het is binnen een arrangement mogelijk om verschillende vormen van zorg in te zetten om het resultaat te bereiken. Welk arrangement, welke intensiteit en welke vormen van zorg nodig zijn, hangt af van de situatie van de jeugdige of het gezin.

Juridisch gezien hoeft de duur van een bepaling jeugdhulp niet gelijk te zijn aan die van een maatregel. Daarom gelden de volgende richtlijnen:

1. Als een jeugdige al ‘vrijwillige’ zorg ontvangt en een maatregel krijgt, kijkt de GI of de zorg die al loopt passend is. Zo ja, dan wordt deze zorg niet beëindigd, maar loopt gewoon door.
2. De GI kan een bepaling jeugdhulp afgeven met latere einddatum dan die van de maatregel. Dit is vooral zinvol bij korte maatregelen, waarvan de GI vermoedt dat de kans op verlenging groot is.
3. Uitgangspunt is dat GI afstemming met de Toegang zoekt, als zij over de einddatum van de maatregel een bepaling jeugdhulp wil afgeven.

In het verleden gold de afspraak dat een bepaling jeugdhulp van de GI niet langer mocht lopen dan de duur van de maatregel. De afgelopen periode zien we dat de rechtbank steeds kortere maatregelen afgeeft (regelmatig voor perioden van drie maanden), die daarna vaak verlengd worden. Het beleid dat de duur van een bepaling maximaal gelijk is aan de maatregel, leidt bij deze korte maatregelen tot een grote administratieve belasting bij de gecertificeerde instellingen, jeugdhulpaanbieders en gemeenten. Ook leidt het tot meerkosten, wanneer het afgegeven arrangement inhoudelijk nog zou kunnen doorlopen en slechts vanwege administratieve redenen wordt beëindigd.

Lees meer hierover in het Stappenplan Segment 2 t/m 4. Bezoek deze pagina >

Lees meer hierover in het Stappenplan Segment 2 t/m 4. Bezoek de pagina >