Contractbeheer

Voor het afsluiten van het boekjaar is het voor gemeenten belangrijk, dat dit verloopt volgens de vastgestelde termijnen. In de begeleidende brief  ‘Verantwoording Jeugdhulp 2023’  staat beschreven hoe je als zorgaanbieder de zorg moet verantwoorden, wat je hiervoor nodig hebt en welke termijnen er gelden.

De verantwoording geldt voor alle aanbieders die in 2023 jeugdhulp hebben geleverd aan inwoners van de regio Hart van Brabant.  De totale hoeveelheid jeugdhulp bepaalt hoe je de zorg moet verantwoorden. Als je in héél Nederland voor meer dan € 125.000 aan jeugdzorg hebt geleverd, dan moet je een productieverantwoording én de getekende controleverklaring aanleveren. De (concept) productieverantwoording moet je aanleveren vóór 1 maart 2024. De contoleverklaring en definitieve productieverantwoording vóór 31 maart 2024. Is het totale bedrag lager dan €125.000?  Dan  moet je de definitieve productieverantwoording en de ‘Verklaring totaalomzet’ aanleveren vóór 1 maart 2024.

Je hebt drie maanden de tijd om de geleverde zorg te declareren. Dat staat in het Administratieprotocol Taakgericht 2024 en Administratie- en declaratieprotocol Inspanningsgericht 2024. Dit betekent dat de geleverde zorg 2023 uiterlijk op 31 maart 2024 gedeclareerd moet zijn. Later ingediende declaraties worden afgewezen. Dien daarom dus ruim vóór 31 maart je declaraties in.

In de brief die je gaat ontvangen staat:

• welke documenten je moet aanleveren
• welke termijnen er gelden
• hoe je de documenten moet aanleveren
• waar je de documenten moet aanleveren
• de belangrijkste aandachtspunten als je start met invullen

Dit zijn alle documenten die je nodig hebt:

Bijlage 1 | Verantwoordingsformat Jeugdhulp 2023 (Download het bestand en sla ‘m op. Ga dan op het bestand staan en gebruik je rechter muisknop. Kies voor ‘Macro’s toestaan. Je kunt het bestand nu vullen).
Bijlage 2 | Accountantsprotocol financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet 2023
Bijlage 3 | Verklaring totaalomzet jeugdhulp minder dan €125.000
Bijlage 4 | Producten 2021, 2022 en 2023
Bijlage 5 | Transparantie jaarrekening 2023

Dit zijn alle documenten die je kunnen ondersteunen bij het goed verantwoorden van de geleverde zorg:

• Brief productieverklaring 2023
• Stroomschema productverantwoording 2023
• Invulinstructie financiële productieverantwoording jeugdhulp 2023
• FAQ productverantwoording jeugdhulp 2023
• Wet normering topinkomens (WNT)
  Veel zorgaanbieders zijn verplicht om de WNT-gegevens op te nemen in de jaarrekening of de gegevens te plaatsen (op een makkelijk vindbare plek) op de website. Als je WNT-plichtig bent en de WNT-gegevens niet opneemt in de jaarrekening (die je plaatst op www.jaarverantwoordingzorg.nl), stuur dan de link van de pagina van je website waarop je de WNT-gegevens gepubliceerd hebt. Meer informatie over de Wet normering topinkomens vind je op https://www.jaarverantwoordingzorg.nl/wnt.

Heb je na het lezen van de brief, bijlagen of instructies vragen? Stuur dan een e-mail naar controlregiohvb@tilburg.nl

Om de kwaliteit van de jeugdhulp in de regio Hart van Brabant steeds verder te verbeteren en de kosten beheersbaar te houden, monitoren de gemeenten de resultaten bij de gecontracteerde aanbieders. Het contractbeheer bestaat nu uit twee onderdelen:

• resultaatmeting (aanlevering via het CBS). Meer over resultaatmeting >
• monitoring via het controlekader. Meer over het controlekader >

Sinds 1 januari 2017 koopt de regio Hart van Brabant jeugdhulp resultaatgestuurd in. De Toegang of jeugdhulpaanbieder bepaalt vooraf met de jeugdige of het gezin wat het resultaat van de jeugdhulp moet zijn. Op individueel niveau houden de Toegang, jeugdhulpaanbieder en gezin zelf in de gaten of het resultaat wordt behaald. Op een hoger niveau willen de regiogemeenten monitoren hoe het staat met het behalen van de resultaten om zo de kwaliteit van het jeugdhulpaanbod te waarborgen.

Daarom vragen de gemeenten sinds 1 januari 2017 regelmatig gegevens op bij de jeugdhulpaanbieders. Deze zijn onderwerp van gesprek tijdens de contractgesprekken, waarbij het verhaal achter de data centraal staat. Jeugdhulpaanbieders leveren één meting (één set gegevens) aan bij de gastheergemeente Tilburg voor al hun cliënten in de regio Hart van Brabant.

De indicatoren die de regio Hart van Brabant opvraagt zijn via verschillende meetinstrumenten te meten. Wij stellen hier geen specifieke eisen aan, maar vragen om een gevalideerd meetinstrument te gebruiken. Het meetinstrument moet vooral ook passen bij de doelstellingen van de organisatie. Hieronder is een overzicht te vinden van een aantal vragenlijsten, instrumenten en softwarepakketten die kunnen helpen bij het implementeren van de resultaatmeting.

De eerste uitvraag via het CBS is begin juni 2018 gedaan; de tweede volgt in december 2018. Jeugdhulpaanbieders hebben enkele weken de tijd de vragenlijst in te vullen. Het CBS geeft instructies voor het invullen van de vragenlijst.

Na het invullen van de vragenlijst ontvangt de jeugdhulpaanbieder (per omgaande) een zogenoemde spiegelrapportage retour met een overzicht van de aangeleverde beleidsinformatie. De rapportage zet de aangeleverde aantallen voor Uitval, Cliënttevredenheid en Doelrealisatie om in percentages (in verhouding tot het totaal aantal cliënten waarover de jeugdhulpaanbieder de resultaten gemeten heeft). Deze berekening hoeft een jeugdhulpaanbieder dus niet (meer) zelf uit te voeren.

Lees meer over het aanleveren van de Beleidsinformatie Jeugd bij het CBS >

Voor het aanleveren van de Beleidsinformatie Jeugd bij het CBS wisselen jeugdhulpaanbieders gegevens uit op cliëntniveau. Daarvoor is toestemming van de jeugdige of het gezin nodig.

• Informeer de jeugdige of het gezin erover dat je gegevens verzamelt over uitval, cliënttevredenheid en doelrealisatie en dat je deze gegevens zult gebruiken voor kwaliteitsverbetering van jezelf en de organisatie.
• Vraag de jeugdige of het gezin of je de gegevens mag delen met het CBS, zodat je overzichten ontvangt die je kunt gebruiken voor het kwaliteitsgesprek met gemeenten.

Als dit al geregeld is voor de beleidsinformatie Jeugd, hoef je niets meer te doen.

Je ontvangt van het CBS twee spiegelrapportages:

• Een met alle jeugdigen of gezinnen, voor eigen gebruik.
• Een versie die je kunt delen met de regio. Hierin zijn de gegevens die aangeleverd zijn over een laag aantal jeugdigen of gezinnen weggelaten, om te voorkomen dat gegevens herleid kunnen worden naar individuele jeugdigen of gezinnen.

Je krijgt een verzoek van de regio om de spiegelrapportage aan te leveren.

De gastheergemeente Tilburg wil de resultaatmetingen per jeugdhulpaanbieder over opeenvolgende periodes met elkaar te kunnen vergelijken. Daarom bewaart ze de aangeleverde rapportages met geaggregeerde en dus anonieme meetgegevens. In de toekomst wil de regio op basis van alle individuele rapportages ook komen tot een totaalbeeld van alle jeugdhulp, geleverd door alle jeugdhulpaanbieders samen.
Aangeleverde gegevens voor de resultaatmeting worden niet gedeeld met derden, zijn alleen toegankelijk contractmanagers van de regio Hart van Brabant en worden alleen gebruikt als bron van informatie voor de contractgesprekken.

De gemeenten in de regio Hart van Brabant hebben de taak de inkoop jeugdhulp goed te organiseren. Iedere jeugdige die hulp nodig heeft, moet hierin kunnen worden voorzien.

Een belangrijke ondersteuning hierin is een goede administratie. Vragen over de rechtmatigheid en de doelmatigheid van de ingekochte en geleverde zorg moeten goed beantwoord kunnen worden.

De gemeenten controleren aanbieders en de zorg die zij leveren. Hiervoor is een controleplan opgesteld.  Bekijk Controleplan 2020 e.v. > of Bijlage 1 Controleplan | Risico's en maatregelen stap voor stap >