Contractbeheer

Voor het afsluiten van het boekjaar is het voor gemeenten belangrijk dat dit verloopt volgens de vastgestelde termijnen. In de Begeleidende brief verantwoording Jeugdhulp 2020  staat beschreven hoe je als zorgaanbieder de zorg moet verantwoorden, wat je hiervoor nodig hebt en welke termijnen er gelden. De brief heb je als het goed is ook per e-mail ontvangen.

De verantwoording geldt voor alle aanbieders die in 2020 jeugdhulp hebben geleverd aan inwoners van de regio Hart van Brabant.  De totale hoeveelheid jeugdhulp bepaalt hoe je de zorg moet verantwoorden. Als je in héél Nederland voor meer dan € 125.000 aan jeugdzorg hebt  geleverd, dan moet je een productieverantwoording én controleverklaring aanleveren. Is het bedrag lager? Dan hoef je alleen productieverantwoording aan te leveren.

Je hebt drie maanden de tijd om de geleverde zorg te declareren. Dat staat in het Administratie- en Declaratieprotocol Jeugdhulp 2021  . Dit betekent dat de geleverde zorg 2020 uiterlijk op 31 maart 2021 gedeclareerd moet zijn. Later
ingediende declaraties worden afgewezen. Dien daarom dus ruim vóór 31 maart je declaraties in.

Lees de begeleidende brief eerst goed voordat je aan de slag gaat met het invullen en samenstellen van de documenten. In de brief lees je:

• welke documenten je moet aanleveren
• welke termijnen er gelden
• hoe je de documenten moet aanleveren
• waar je de documenten moet aanleveren
• de belangrijkste aandachtspunten als je start met invullen

Dit zijn alle documenten die je nodig hebt:

Begeleidende brief verantwoording Jeugdhulp 2020
Bijlage 1a | Format 2020 jeugdwet zonder inleesfunctie (Excel)
Bijlage 1b | Format 2020 Jeugdwet met inleesfunctie (Excel)
Bijlage 2 | Landelijk accountantsprotocol
Bijlage 3 | Verklaring totaalomzet jeugdhulp niet meer dan 125.000 euro (Word)
Bijlage 4 | Producten jeugdhulp 2020

Heb je na het lezen van de brief en de bijlagen vragen? Stuur dan een e-mail naar controlregiohvb@tilburg.nl

Om de kwaliteit van de jeugdhulp in de regio Hart van Brabant steeds verder te verbeteren en de kosten beheersbaar te houden, monitoren de gemeenten de resultaten bij de gecontracteerde aanbieders. Het contractbeheer bestaat nu uit twee onderdelen:

• resultaatmeting (aanlevering via het CBS). Meer over resultaatmeting >
• monitoring via het controlekader. Meer over het controlekader >

Sinds 1 januari 2017 koopt de regio Hart van Brabant jeugdhulp resultaatgestuurd in. De Toegang of jeugdhulpaanbieder bepaalt vooraf met de jeugdige of het gezin wat het resultaat van de jeugdhulp moet zijn. Op individueel niveau houden de Toegang, jeugdhulpaanbieder en gezin zelf in de gaten of het resultaat wordt behaald. Op een hoger niveau willen de regiogemeenten monitoren hoe het staat met het behalen van de resultaten om zo de kwaliteit van het jeugdhulpaanbod te waarborgen.

Daarom vragen de gemeenten sinds 1 januari 2017 regelmatig gegevens op bij de jeugdhulpaanbieders. Deze zijn onderwerp van gesprek tijdens de contractgesprekken, waarbij het verhaal achter de data centraal staat. Jeugdhulpaanbieders leveren één meting (één set gegevens) aan bij de gastheergemeente Tilburg voor al hun cliënten in de regio Hart van Brabant.

De indicatoren die de regio Hart van Brabant opvraagt zijn via verschillende meetinstrumenten te meten. Wij stellen hier geen specifieke eisen aan, maar vragen om een gevalideerd meetinstrument te gebruiken. Het meetinstrument moet vooral ook passen bij de doelstellingen van de organisatie. Hieronder is een overzicht te vinden van een aantal vragenlijsten, instrumenten en softwarepakketten die kunnen helpen bij het implementeren van de resultaatmeting.

De eerste uitvraag via het CBS is begin juni 2018 gedaan; de tweede volgt in december 2018. Jeugdhulpaanbieders hebben enkele weken de tijd de vragenlijst in te vullen. Het CBS geeft instructies voor het invullen van de vragenlijst.

Na het invullen van de vragenlijst ontvangt de jeugdhulpaanbieder (per omgaande) een zogenoemde spiegelrapportage retour met een overzicht van de aangeleverde beleidsinformatie. De rapportage zet de aangeleverde aantallen voor Uitval, Cliënttevredenheid en Doelrealisatie om in percentages (in verhouding tot het totaal aantal cliënten waarover de jeugdhulpaanbieder de resultaten gemeten heeft). Deze berekening hoeft een jeugdhulpaanbieder dus niet (meer) zelf uit te voeren.

Lees meer over het aanleveren van de Beleidsinformatie Jeugd bij het CBS >

Voor het aanleveren van de Beleidsinformatie Jeugd bij het CBS wisselen jeugdhulpaanbieders gegevens uit op cliëntniveau. Daarvoor is toestemming van de jeugdige of het gezin nodig.

• Informeer de jeugdige of het gezin erover dat je gegevens verzamelt over uitval, cliënttevredenheid en doelrealisatie en dat je deze gegevens zult gebruiken voor kwaliteitsverbetering van jezelf en de organisatie.
• Vraag de jeugdige of het gezin of je de gegevens mag delen met het CBS, zodat je overzichten ontvangt die je kunt gebruiken voor het kwaliteitsgesprek met gemeenten.

Als dit al geregeld is voor de beleidsinformatie Jeugd, hoef je niets meer te doen.

Je ontvangt van het CBS twee spiegelrapportages:

• Een met alle jeugdigen of gezinnen, voor eigen gebruik.
• Een versie die je kunt delen met de regio. Hierin zijn de gegevens die aangeleverd zijn over een laag aantal jeugdigen of gezinnen weggelaten, om te voorkomen dat gegevens herleid kunnen worden naar individuele jeugdigen of gezinnen.

Je krijgt een verzoek van de regio om de spiegelrapportage aan te leveren.

De gastheergemeente Tilburg wil de resultaatmetingen per jeugdhulpaanbieder over opeenvolgende periodes met elkaar te kunnen vergelijken. Daarom bewaart ze de aangeleverde rapportages met geaggregeerde en dus anonieme meetgegevens. In de toekomst wil de regio op basis van alle individuele rapportages ook komen tot een totaalbeeld van alle jeugdhulp, geleverd door alle jeugdhulpaanbieders samen.
Aangeleverde gegevens voor de resultaatmeting worden niet gedeeld met derden, zijn alleen toegankelijk contractmanagers van de regio Hart van Brabant en worden alleen gebruikt als bron van informatie voor de contractgesprekken.

De gemeenten in de regio Hart van Brabant hebben de taak de inkoop jeugdhulp goed te organiseren. Iedere jeugdige die hulp nodig heeft, moet hierin kunnen worden voorzien.

Een belangrijke ondersteuning hierin is een goede administratie. Vragen over de rechtmatigheid en de doelmatigheid van de ingekochte en geleverde zorg moeten goed beantwoord kunnen worden.

De gemeenten controleren aanbieders en de zorg die zij leveren. Hiervoor is een controleplan opgesteld.  Bekijk Controleplan 2020 e.v. > of Bijlage 1 Controleplan | Risico's en maatregelen stap voor stap >