• Zodra de jeugdhulpaanbieder stopt met de zorg verstuurt deze een ‘Stop zorg bericht’ (JW307) naar de gemeente die de Toewijzing jeugdhulp heeft verstuurd. In dit bericht geeft de jeugdhulpaanbieder de reden aan van het stoppen van de zorg.
• De backoffice van de gemeente verwerkt het JW307 bericht en stuurt de jeugdhulpaanbieder een ontvangstbevestiging (JW308 bericht).

Vanaf 1 januari 2021 moeten jeugdhulpaanbieders voor een verlenging, vervolgvraag of bij een gewijzigde situatie/hulpvraag het Formulier Onderbouwing Aanvraag (FOA) invullen.  Voorheen was dit het evaluatieformulier. Een jeugdhulpaanbieder gebruikt het formulier alleen in de volgende situaties:

1. Het verlengen van de lopende jeugdhulp
   Je vraagt een nieuwe toewijzing aan, omdat de resultaten vóór de einddatum van de lopende toewijzing nog niet worden behaald. Let op: gaat het om een arrangement o.b.v. van de oude overeenkomst jeugdhulp en is het verzetten van de einddatum aan de orde in 2023, omdat de resultaten nog niet zijn behaald? Bekijk dan voor méér informatie het administratie- en declaratieprotocol uit 2022.
2. Er is nog een vervolgvraag
   Je vraagt een nieuwe toewijzing aan, omdat de resultaten uit de toewijzing zijn behaald, maar de jeugdige een nieuwe hulpvraag heeft.
3. Gewijzigde situatie/hulpvraag/interventie
   Veranderen de resultaten waarvoor jeugdhulp noodzakelijk is? En/of passen de nieuw geformuleerde resultaten niet meer bij de lopende toewijzing, zowel inhoudelijk als financieel niet? Vraag dan direct een nieuwe toewijzing en/of een aanpassing van de lopende toewijzing aan. Onder deze derde situatie vallen ook onjuiste inschattingen van de benodigde jeugdhulp.

Download  Instructie Formulier Onderbouwing Aanvraag (FOA) >
Download Formulier Onderbouwing Aanvraag (FOA)  >

Let op: sla deze pdf eerst op in je eigen map op de computer. Open de pdf vanuit je eigen map met Adobe Acrobat Reader DC en start met vullen.  Vul de pdf niet in vanuit de browser. Dan worden de ingevulde gegevens namelijk niet opgeslagen.

Loop je tegen praktische problemen aan bij het invullen van het formulier? Stuur dan een email naar: helpdeskjeugdhulp@tilburg.nl.

Gemeentelijke toegang

• Wil je als aanbieder een melding bij de lokale toegang voor een verlenging of vervolgaanvraag?  Lever het Formulier Onderbouwing Aanvraag (FOA) dan minimaal 8 weken en uiterlijk 12 weken vóór de einddatum van de lopende toewijzing aan. De jeugdige/ouders moeten in diezelfde periode ook een melding doen bij de toegang. De aanvraag wordt alleen in behandeling genomen als de melding is ontvangen en als het Formulier Onderbouwing Aanvraag volledig en correct is aangeleverd.
• Het ingevulde Formulier Onderbouwing Aanvraag (FOA) wordt in het aanmeldgesprek/ keukentafelgesprek door de toegangsprofessional gebruikt om te bepalen of de resultaten zijn behaald en of de geboden hulpverlening passend was. Het ingevulde formulier wordt beschouwd als voorstel BPJ. Je moet er als zorgaanbieder dus niet automatisch vanuit gaan dat het FOA meteen volstaat als BPJ. De toegangsprofessional kan namelijk na een keukentafel- of herindicatiegesprek tot een andere conclusie komen dan is opgenomen in het FOA. De toegangsmedewerker kan jou als zorgaanbieder dan vragen het BPJ hierop aan te passen. Bijvoorbeeld een op- of afschaling (met meer of minder uren), dan in het FOA is opgenomen.

medisch domien | Aanvraag naar aanleiding van een verwijzing van een arts

• Het Formulier Onderbouwing Aanvraag (FOA) dient in het geval van het medisch domein ook als Beknopt Plan Jeugdhulp. Komt de verwijzing van de Toegang?  Dan geldt het formulier als voorstel. Op basis van dit voorstel start de lokale toegang een heronderzoek.
• Komt de verwijzing uit het medisch domein? Dan wordt het formulier via een steekproef getoetst. Dat betekent dat je als aanbieder alleen een Verzoek Om Toewijzing (315-bericht) hoeft in te dienen. Valt de toewijzing binnen de steekproef? Dan lever je op verzoek van de toetser medisch domein/backoffice van de betreffende gemeente (op basis van woonplaatsbeginsel) binnen 5 werkdagen het formulier aan. Heeft de gemeente het formulier dan niet ontvangen? Dan wordt het Verzoek Om Toewijzing afgewezen. Wil je meer weten over hoe er wordt getoetst of het proces medisch domein eruit ziet? Download dan een van de volgende documenten:
  • Procesbeschrijving inhoudelijke toets medisch domein
  • Veelgestelde vragen over inhoudelijke toets medisch domein
  • Staat je vraag er niet bij? Mail dan naar toetsmedischdomein@tilburg.nl

Overige regels

• Het Formulier Onderbouwing Aanvraag (FOA) geeft de gemeente de mogelijkheid om inhoudelijk te toetsen of de jeugdhulp die wordt ingezet passend en toereikend is voor de jeugdige. De medewerker van de toegang of de toetser kan contact opnemen met de jeugdhulpaanbieder en/of met de jeugdige (en ouders/verzorgers) als hij/zij aanvullende vragen heeft.
• Belangrijk: voordat je het ingevulde formulier aanlevert bij de gemeente heb je alles inhoudelijk afgestemd met de jeugdige en/of ouders/wettelijk vertegenwoordiger. Ook heb je de toestemming van hen gekregen om deze informatie met de gemeente te delen.
• Stuur het formulier altijd  beveiligd naar de gemeente.

In het Formulier Onderbouwing Aanvraag (FOA)  moet de jeugdhulpaanbieder aangeven welke interventies nodig zijn om het gewenste resultaat te bereiken. Daarnaast moet de aanbieder per productcode de frequentie van de zorg aangeven.  Wordt er een aanvraag gedaan voor zorg uit Segment 4? Dan moet de aanbieder in het formulier ook aangeven hoeveel directe en indirecte cliëntgebonden tijd er per productcode besteed gaat worden. Dit zijn definities van die termen:

Niet-cliëntgebonden tijd

Dit is de tijd van begeleider/behandelaar die niet direct of indirect gerelateerd is aan contactmomenten met de jeugdige. Deze tijd kan niet in rekening worden gebracht. Voorbeelden zijn van deze tijdsbesteding zijn: instellingsoverleg, beleidsmatig overleg, ziekte, administratieve taken, vakantie, verlof, opleiding, doorbetaalde pauzes, intervisie.

Direct-cliëntcontacttijd

Dit is de tijd waarin een begeleider/behandelaar, in het kader van de begeleiding of behandeling, direct contact heeft met de jeugdige/ouders/het gezin of andere
naasten (het systeem) van de jeugdige. Onder direct cliëntgebonden tijd vallen:

• Face-to-face contact
• Telefonisch contact
• Elektronisch contact via e-mail of internet (chatten, Skype etc.)

Het gaat alleen om tijd die cliëntgebonden geregistreerd kan worden. Dus contact met de in het kader van het integraal PvA of BPJ van de jeugdige. Hieronder valt bijvoorbeeld niet:  bijpraten, koffiedrinken of het maken van een afspraak met het systeem van de jeugdige.

Indirect-cliëntgebonden tijd

Dit is de tijd die de begeleider/behandelaar besteedt aan zaken rondom een contactmoment , maar waarbij de jeugdige (of het systeem van de jeugdige) zelf
niet aanwezig is. Dit zijn in in ieder geval:

• het voorbereiden van een activiteit (bijvoorbeeld van een therapiesessie)
• verslaglegging in het kader van de activiteit (bijvoorbeeld psychiatrisch onderzoek)
• casusgebonden overleg
• het schrijven van een brief of email in het kader van de behandeling/begeleiding aan jeugdige, verwijzer of andere jeugdhulpaanbieder

Onder indirect-cliëntgebonden tijd valt ook de reistijd van de behandelaar/begeleider. Het gaat hier om tijd die de begeleider/behandelaar besteedt aan het reizen van en naar de jeugdige die buiten de instelling behandeling/begeleiding ontvangt. Alleen deze reistijd mag de aanbieder declareren. Woon-werkverkeer valt hier niet onder. Is sprake van no-show? Dan mag de behandelaar/begeleider de reistijd alsnog declareren.

Vuistregels directe en indirecte cliëntgebonden tijd segment 4

We hebben een aantal vuistregels opgesteld voor de verdeling van directe en indirecte tijd in Segment 4. Dit zijn de vuistregels per product:

• Begeleiding (GGZ, JOH, GHZ) |  25% van het direct aantal uren
• Vaktherapie |  25% van het direct aantal uren
• Behandeling (GGZ specialistisch, JOH, GHZ) | 30% van het direct aantal uren
• Behandeling GGZ hoog specialistisch) | 45% van het direct aantal uren

Een rekenvoorbeeld ter verduidelijking:

1. Bij een traject JOH behandeling van 40 weken met 2 uur behandeltijd per week (80 directe uren) kan er volgens de vuistregel 24 uur indirecte tijd aan worden gevraagd. De verdeling is dan 80 uur direct en 24 uur indirect. In totaal dus 104 uur.
2. Bij een traject Vaktherapie van 20 uur kan er 5 uur indirecte tijd aangevraagd worden. De verdeling is dan 20 uur direct en 5 uur indirect. In totaal dus 25 uur.

Is er op voorhand duidelijk dat er toch meer, of minder nodig is, dan kun je dit in afstemming met de lokale toegang aanvragen.

Komt de verwijzing via de gemeentelijke Toegang? Lever dan het ingevulde en ondertekende formulier aan bij de lokale gemeente (zie schema hieronder). Let op: de jeugdige/ouder/verzorger/aanbieder moet zich ook melden bij de lokale toegang. Dit is juridisch verplicht. De lokale toegang neemt je aanvraag pas in behandeling als zowel het ingevulde formulier als  de melding binnen zijn. Dan pas gaat de behandeltermijn van de toegang in.

In de volgende situaties hoef je het formulier NIET aan te leveren:

• De verwijzer is een Gecertificeerde Instelling
• Het betreft dyslexiezorg, ADHD+ (curatieve zorg) of crisiszorg
• Het betreft landelijke ingekochte jeugdhulp
• Gaat het om afschaling van jeugdhulp (ook wel mutatie 1 in het Administratie- en declaratieprotocol Inspanningsgericht vanaf 1 januari 2023)? Ook dan hoef je het BPJ of het Formulier Onderbouwing Aanvraag niet in te vullen.

Komt de verwijzing uit het medisch domein? Lever het formulier dan aan als je daarvoor een verzoek ontvangt van de toetser medisch domein.  Dit zijn de e-mailadressen:

In de volgende situaties hoef je geen BPJ of Formulier Onderbouwing Aanvraag aan te leveren:

• De verwijzer is een Gecertificeerde Instelling.
• Het betreft dyslexiezorg, ADHD+ (curatieve zorg) of crisiszorg
• Het betreft landelijke ingekochte jeugdhulp
• Gaat het om afschaling van jeugdhulp (ook wel mutatie 1 in het Administratie- en declaratieprotocol Inspanningsgericht vanaf 1 januari 2023)? Ook dan hoef je het BPJ of het Formulier Onderbouwing Aanvraag niet in te vullen.

Een jeugdige verhuist terwijl het jeugdhulptraject loopt. Wat gebeurt er met de jeugdhulp als het woonplaatsbeginsel ergens anders komt te liggen?

DE BESCHIKKING VAN DE ‘OUDE’ GEMEENTE BLIJFT GELDIG

De oude gemeente die volgens het woonplaatsbeginsel verantwoordelijk was heeft besloten dat de jeugdige jeugdhulp krijgt. Die beslissing blijft geldig voor de duur waarvoor de beslissing is afgegeven of tot maximaal één jaar vanaf de datum waarop de jeugdige bij de nieuwe gemeente ingeschreven staat. De nieuwe gemeente respecteert deze beslissing en hoeft geen nieuwe beslissing te nemen of beschikking af te geven om het gestarte jeugdhulptraject te laten doorgaan.
• Verhuist de jeugdige binnen de regio Hart van Brabant? Dan kan de bestaande jeugdhulpaanbieder gewoon doorgaan met het bieden van jeugdhulp.
• Verhuist de jeugdige naar de regio Hart van Brabant? Dan gaat de nieuwe gemeente in overleg met de jeugdige of het gezin en met de jeugdhulpaanbieder. In de praktijk neemt een jeugdige of gezin zelf contact op met de nieuwe gemeente of meldt de jeugdhulpaanbieder zich bij de gemeente om de continuïteit van de zorg te regelen. Afhankelijk van de situatie (het resultaat is bijvoorbeeld bijna bereikt of de afstand van het nieuwe woonadres naar de jeugdhulpaanbieder is overzichtelijk) kunnen alle partijen met elkaar afspreken dat de jeugdige of het gezin het lopende traject bij hun jeugdhulpaanbieder kunnen afmaken.
• Is de conclusie uit het overleg dat de jeugdhulpaanbieder de jeugdhulp niet kan voortzetten? Dan neemt de nieuwe gemeente de beschikking van de oude gemeente over. De Toegang overlegt met de jeugdige of het gezin in hoeverre het beoogde resultaat al gerealiseerd is en wat nog nodig is. Vanaf dit punt geldt het reguliere traject voor het aanvragen van specialistische jeugdhulp.
• Verhuist de jeugdige naar de regio Hart van Brabant, is er geen reden (grote reisafstand of andere reden) om het traject bij de jeugdhulpaanbieder af te breken en heeft deze regio geen contract met de jeugdhulpaanbieder die de hulp levert? Dan geldt de route niet-gecontracteerde zorg, die nog in ontwikkeling is. Zodra deze klaar is, vind je ‘m hier.
• Verhuist de jeugdige naar een gemeente buiten de regio Hart van Brabant? Neem dan als jeugdhulpaanbieder contact op met de nieuwe gemeente om de continuïteit van de zorg te bespreken. Alle zorgregio’s hebben een convenant ondertekend met richtlijnen voor een situatie als deze. Bekijk het convenant >
• Heeft de verhuizing aanzienlijke reistijden naar de jeugdhulpaanbieder tot gevolg? Ook dan gaat de nieuwe gemeente in overleg met de jeugdige of het gezin.

HET LOPENDE TRAJECT WORDT IN PRINCIPE ALLEEN STOPGEZET OP UITDRUKKELIJK VERZOEK VAN DE OUDER OF GEZAGHEBBENDE

De jeugdhulpaanbieder stuurt een Stop-zorg-bericht met de reden ‘verhuizing’. De jeugdige of het gezin is zelf verantwoordelijk voor het indienen van een zorgaanvraag bij de Toegang in de nieuwe gemeente.

DE ‘NIEUWE’ GEMEENTE IS VERANTWOORDELIJK VOOR DE ADMINISTRATIEVE AFHANDELING ÉN DE BETALING

Die verantwoordelijkheid gaat in op het moment dat de verhuizing van de gezagsdrager in de BRP (Basisregistratie Personen) is opgenomen. De oude en nieuwe gemeente kúnnen onderling afspraken maken over de betaling en afhandeling, maar dat doet niets af aan de verantwoordelijkheidsverdeling.

Stuur een Stop-zorg-bericht binnen 7 werkdagen nadat duidelijk is geworden dat de jeugdhulp is gestopt en uiterlijk op de einddatum die op de Toewijzing jeugdhulp staat.

De gemeente die volgens het woonplaatsbeginsel verantwoordelijk is en de Toewijzing jeugdhulp heeft gestuurd wil graag weten dat de zorg beëindigd is. Dit geef je als jeugdhulpaanbieder aan door een Stop-zorg-bericht te sturen. Dit bericht helpt de gemeente inzage te houden in het aantal jeugdhulptrajecten dat loopt en is afgesloten.

Het geeft de gemeente ook inzicht in de reden voor het stoppen van een traject. Gaat het om een afgerond traject of is het voortijdig afgesloten? Ziet ze bij een specifieke jeugdhulpaanbieder veel voortijdig afgesloten trajecten? Dan zal ze daarover het gesprek aangaan. Daarnaast is het versturen van een Stop-zorg-bericht vereist om een declaratie te kunnen versturen.

Alle regiogemeenten gebruiken het landelijk Berichtenverkeer iJW voor het veilig uitwisselen van berichten met zorgaanbieders. Lees meer over communicatie via het landelijk Berichtenverkeer >

Als jeugdhulpaanbieder bepaal je samen met de jeugdige of het gezin of de resultaten behaald zijn en of de jeugdhulp kan stoppen. Geef in het Stop-zorg-bericht de reden voor beëindiging op. Stopt de jeugdhulp terwijl de resultaten nog niet bereikt zijn? Of besluit de jeugdige of het gezin of de jeugdhulpaanbieder eenzijdig of in overleg het traject te beëindigen? Dan vul je één van de redenen in voor het voortijdig stoppen:

• Code 32 Voortijdig afgesloten: eenzijdig door cliënt
• Code 33 Voortijdig afgesloten: eenzijdig door jeugdhulpaanbieder
• Code 34 Voortijdig afgesloten: in overeenstemming
• Code 35 Voortijdig afgesloten: wegens externe omstandigheden

Je stuurt het Stop-zorg-bericht naar de gemeente die volgens het woonplaatsbeginsel verantwoordelijk is en waarvan je de Toewijzing jeugdhulp hebt ontvangen.  Zoek de gemeentecode op >

Het systeem van de gemeente controleert automatisch of het Stop-zorg-bericht correct en volledig is ingevuld en stuurt binnen 5 werkdagen een retourbericht (JW308). Zo weet je zeker dat je Stop-zorg-bericht in goede orde ontvangen is.
Wijkt de datum op het Stop-zorg-bericht af van de einddatum op de beschikking of Toewijzing jeugdhulp? Dan verstuurt de gemeente een nieuw toewijzingsbericht (JW301) met de einddatum uit het Stop-zorg-bericht. Als zorgaanbieder kun je alleen zorg declareren die geleverd is vóór het Stop-zorg-bericht. Lees meer over de laatste declaratie >

Wat moet je doen  als de einddatum op de Toewijzing jeugdhulp verstreken is en de jeugdhulp nog door moet gaan?

Zie je aankomen dat het resultaat op de einddatum nog niet behaald zal zijn? Neem dan tijdig contact op met de Toegang of GI om te bespreken waarom het resultaat nog niet behaald kon worden en om de continuïteit van de jeugdhulp te regelen. Ook bij een verwijzing via het medisch domein. Gemeenten gaan ervan uit dat je als jeugdhulpaanbieder overlegt met de jeugdige of het gezin, de Toegang of de GI als duidelijk wordt dat je het resultaat niet voor de einddatum kunt realiseren. Ze gaan er ook van uit dat jullie samen hebben onderzocht wat de oorzaak hiervan is.

Is de zorg voortijdig gestopt, dus voordat het resultaat is behaald? Bijvoorbeeld omdat de jeugdige of het gezin of de jeugdhulpaanbieder eenzijdig of samen besloten hebben te stoppen? Informeer dan altijd de verwijzer.

Vragen over het gebruik van het Berichtenverkeer? Stuur een mail naar jeugdhulp@tilburg.nl