Beschrijving stap 9 Eerste declaratie

  • De jeugdhulpaanbieder declareert een arrangement in twee keer: 50% bij de start van de zorg en 50% na de beëindiging. Hiervoor stuurt de jeugdhulpaanbieder een JW303 bericht (declaratie) via het berichtenverkeer naar de gemeente die volgens het woonplaatsbeginsel verantwoordelijk is. Is de declaratie correct ingediend? Dan stelt de gemeente deze betaalbaar.
  • Declaratie van producten gebeurt via eenzelfde JW303 bericht. De jeugdhulpaanbieder declareert maandelijks en op basis van het aantal eenheden geleverde zorg  x het geldende tarief.
  • De backoffice van de gemeente verwerkt het JW303 bericht en stuurt de jeugdhulpaanbieder een retourbericht declaratie (JW304). Hierin staat onder meer het goedgekeurde bedrag en de declaratieregels die zijn afgekeurd, met de reden.
  • Je kunt pas zorg declareren als je daarvoor een Toewijzing jeugdhulp (JW301) hebt ontvangen en een Start zorg bericht (JW305) hebt gestuurd. Zorg moet gedeclareerd zijn uiterlijk 3 maanden nadat deze gestart is.

Bij welke gemeente declareren?

Je stuurt alle declaratieberichten (JW303) naar de gemeente die volgens het woonplaatsbeginsel verantwoordelijk is. Zoek hier de gemeentecode op. De gastheergemeente Tilburg zorgt voor de verwerking en betaling van alle declaratieberichten die naar de verschillende regiogemeenten gestuurd zijn.

Arrangementen declareren

Voor arrangementen geldt een totaalprijs. Omwille van de continuïteit van de inkomsten kun je deze in twee delen declareren: de eerste 50% van het arrangement bij de start en de tweede 50% na de beëindiging van de hulp. Je kunt ook beide stuks na het beëindigen van de zorg declareren.

Om het declareren in twee delen zo gemakkelijk mogelijk te maken, ontvang je als jeugdhulpaanbieder een Toewijzing jeugdhulp voor 2 stuks voor hetzelfde zorgarrangement. Zo kun je 1 stuk (de eerste 50% van het arrangementstarief) declareren als je de zorg start en stuk 2 (de tweede 50%) na beëindiging van de zorg. Aan de zorgintensiteiten A, B, C, D, E, F en G is een arrangementsprijs voor de volledige beschikkingsduur gekoppeld. Voor de zorgintensiteiten H (voorheen doorlopend) en I (voorheen chronisch) geldt een jaarprijs.

Zorgintensiteit Tarief Totaal
beschikkingsduur
Declaratie
eerste 50%
Declaratie
laatste 50%
 

A, B, C, D, E, F, G

 

arrangementsprijs
totale periode
gemiddeld 1,5 jaar bij start zorg na einde zorg
 

H, I

 

Jaarprijs 1 of 2 jaar Begin zorgjaar Einde zorgjaar

 

Declareren producten Verblijf, Vervoer en DVI

Onderstaande producten kennen nog een traditionele bekostigingsvorm van aantal eenheden * tarief. Deze worden maandelijks achteraf gedeclareerd op basis van werkelijk verbruik:

  1. Verblijf; waaronder
    • Kortdurend verblijf
    • Verblijf LVB (ook de eventuele toeslagen)
    • Verblijf J&O
    • Verblijf J-GGZ
    • Beschermd Wonen 16 – 18
  2. Vervoer
    • Lopend vervoer
    • Rolstoel vervoer
    • Individueel vervoer
  3. DVI (Dagcentrum Vroegtijdige Interventie)

Dyslexiehulp EED declareren

  • Diagnostiek: op trajectbasis. Bij het afsluiten van het (volledige) diagnostiektraject wordt de trajectprijs in rekening gebracht. Indien een diagnostiek-traject voortijdig wordt afgesloten, worden de ingezette uren verrekend op basis van PxQ, waarbij het maximum 10 uur bedraagt.
  • Behandeling: per sessie. Je declareert maandelijks het aantal gehouden sessies in de afgelopen maand. De behandeling mag maximaal 48 sessies (van minimaal 45 minuten) omvatten over de gehele looptijd. Deze sessies worden als stuks toegewezen. De adviesgesprekken die je als jeugdhulpaanbieder voert met de jeugdige of het gezin kun je niet apart declareren.
    • Een Dyslexie-aanbieder kan met onderbouwing een verlenging aanvragen voor 12 extra sessies, toegewezen in stuks. Doe dit via een Verzoek om Toewijzing (JW315).

Declaratie ADHD+

De behandeling ADHD+ wordt geleverd door de ziekenhuizen. Deze trajecten worden toegewezen als 1 stuk binnen de geldigheidsduur van de beschikking. Deze trajecten kennen een vaste prijs die na afloop van het traject kan worden gedeclareerd. De regio kijkt met de ziekenhuizen naar een andere mogelijke werkwijze met als basis dat de communicatie plaats zal vinden via het Berichtenverkeer.

Tips voor in één keer goed declareren

Voorkom dat je declaraties worden afgewezen en de betaling vertraging oploopt, gebruik de tips om in één keer goed te declareren.

  1. Voorlooprecord  en algemene informatie
    • Geef elke declaratie een uniek factuurnummer.
    • Een iJW303 declaratie wordt per regiogemeente ingediend. Alleen klanten die volgens het woonplaatsbeginsel onder dezelfde gemeente vallen kunnen op één iJW303 declaratie ingediend worden.
    • Vul de gehele maand in waarover je een declaratiebericht stuurt.
    • Gebruik de juiste AGB-code. Het iJW301 bericht wordt verzonden naar de AGB code zoals contractueel vastgelegd in de raamovereenkomst. Voor aanpassing van de AGB code kun je contact opnemen met de contractmanager.
    • Hier vul de goede gegevens in van de jeugdige. BSN, geboortedatum, geslacht, voorletter, voorvoegsel, achternaam, gemeente.
  2. Declaratie en prestatie
    • Het beschikkingsnummer is te vinden in het iJW301 toewijzingsbericht dat verzonden wordt na het afgeven van een beschikking. Neem dit nummer letterlijk over.
    • Gebruik in je declaratie de tweecijferige productcategorie die toegewezen is via een iJW301. De productcategorie is dus gelijk aan het iJW301 toekenningsbericht.
    • Gebruik de productcode zoals genoemd in het iJW301 toekenningsbericht.
    • Vul de goede begin- en einddatum in van de daadwerkelijk geleverde zorg.  De begin en einddatum moeten altijd binnen de data van de afgegeven Toewijzing jeugdhulp vallen. Deze data zijn terug te vinden in het iJW301 toewijzingsbericht.

Arrangement start zorg | eerste 50% 

Begindatum Einddatum
Daadwerkelijke start datum Laatste dag van de start maand
3-1-2021 31-1-2021

Arrangement einde zorg | tweede 50%

Begindatum Einddatum
Eerste dag van de eind maand Daadwerkelijke eind datum
1-12-2021 28-12-2021

Bij arrangementen met de intensiteit H (voorheen doorlopend) of I (voorheen chronisch) krijg je een Toewijzing jeugdhulp voor 1 of 2 jaar. Bij 1 jaar wordt het arrangement toegewezen in 2 stuks, bij 2 jaar voor 4 stuks. Aan het begin en einde van elk jaar declareer je een stuk zoals hierboven beschreven.

Als je een PxQ declaratie indient  gelden volgende regels:

  • De eerste keer dat je declareert begint deze periode met de datum start zorg.
  • De laatste keer dat je declareert is de einddatum de datum einde zorg.
  • De tussenliggende declaraties vul je de volledige periode in (maand). Dus begindatum is de eerste dag van de maand en de einddatum is de laatste dag van de maand.
  • De begindatum kan niet voor de begindatum van het voorlooprecord / algemene informatie liggen.
  • De einddatum kan niet voorbij de einddatum van het voorlooprecord / algemene informatie liggen.

Het volume dat je invult bij een arrangement is 1 stuks bij start zorg en 1 stuks bij einde zorg. Bij producten (PxQ) de daadwerkelijk geleverde zorg in eenheden volgens de toewijzing.  De eenheid moet gelijk zijn aan het iJW301-bericht (uren, dagdelen, etmalen, etc.).  Wat betreft het tarief dat je in moet vullen: bij ene product vul je het afgesproken tarief in voor de geldende productcode. Bij een arrangement vul je de stuksprijs in.

3. Crediteren

Bij het crediteren van een iJW303 declaratie is het belangrijk dat je de originele gegevens uit de originele iJW303 (debet)declaratie overneemt. Deze gegevens moeten één op één met elkaar matchen. In de creditnota zet je alleen een nieuw, uniek factuurnummer. Het referentienummer dat je moet vullen bij een credit declaratie kun je vinden in je originele debet declaratie.

PGB-zorg declareren

PGB-zorg declareer je direct bij het gezin. Je ontvangt de betaling van de Sociale Verzekeringsbank (SVB).

Declaraties overgangszorg

Jeugdhulpaanbieders die geen contract hebben voor 2019 kunnen de jeugdhulp aan overgangscliënten declareren. Het gaat om zorg die in 2018 startte en in 2019 doorloopt. Met de betreffende jeugdhulpaanbieders is een afrondingsovereenkomst afgesloten. Deze overeenkomst loopt van rechtswege af aan het einde van de zorg of uiterlijk op 31-12-2019.

Communicatie via Berichtenverkeer

Alle regiogemeenten gebruiken het landelijk Berichtenverkeer iJW voor het veilig uitwisselen van berichten met zorgaanbieders. Lees meer over communicatie via het landelijk Berichtenverkeer.

Zorg voor meerdere jeugdigen tegelijk declareren

Het is mogelijk om de jeugdhulp voor meerdere jeugdigen of gezinnen in dezelfde gemeente in één bericht te declareren. Elk regel bevat de declaratie van jeugdhulp voor één jeugdige of gezin. Je kunt zoveel regels toevoegen als nodig is.
Het is niet mogelijk om de jeugdhulp voor verschillende jeugdigen in verschillende gemeenten in één bericht te declareren.

Wanneer krijg je betaald?

De gemeente controleert of declaraties correct en volledig zijn ingevuld. Declaratieberichten kunnen op regelniveau goedgekeurd of afgekeurd worden. De declaratieregels die correct zijn ingevoerd worden betaalbaar gesteld en binnen 30 kalenderdagen betaald. Ook als er één of meer regels zijn afgekeurd.

Wat te doen bij afgekeurde declaraties?

In het Retourbericht declaratie (JW304) lees je de oorzaak van de afwijzing van je totale declaratiebericht of van één of meer declaratieregels binnen je bericht. Voor een afgekeurde declaratieregel of een volledig afgekeurd declaratiebericht stuur je een nieuwe declaratie (JW303).

Help - declaraties

Vragen over declaraties voor de regio Hart van Brabant? Stuur een email naar berichtenverkeer@tilburg.nl